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LA GESTION DES
RESSOURCES
LA GESTION DES
RESSOURCES MATERIELLES
Gestion du cycle de vie du matériel
La gestion du cycle de vie du matériel consiste en la gestion efficace et
efficiente des biens, depuis l’identification des besoins jusqu’à l’aliénation
des biens. Les stratégies de gestion du matériel doivent toujours tenir
compte des coûts totaux du cycle de vie et des avantages des solutions de
rechange permettant de satisfaire aux exigences du programme.
Quelques définitions :
Approvisionnement = l’action de fournir du matériel – le système (ou le
mode) d’approvisionnement couvre les 4 opérations de gestion du matériel
Conditionnement = la manière dont les articles sont présentés et emballés –
par exemple, l’aspirine peut être conditionnée en flacons de cachets à
avaler, en boîtes de 3 plaquettes de 12 comprimés effervescents, en sachets
de 5mg de poudre, etc.
Récépissé = un document attestant que l’on a reçu ou délivré du matériel :
par exemple, bon de livraison, bordereau d’entrée, etc.
Stock = une réserve de matériel entreposé (emmagasiné, stocké) dans un
endroit de stockage (un entrepôt, un magasin, etc.) – par exemple, un stock
de papier, un stock de médicaments, un stock de vivres, un stock de
carburant, etc..
Rupture de stock = situation où les quantités en stock sont insuffisantes
pour satisfaire les besoins
Stock d’alerte = la quantité minimale à avoir en réserve pour couvrir les
besoins pendant le délai de livraison (période entre la commande et la
réception des produits) – dès que le stock d’alerte est atteint, il faut passer
commande.
Sur-stock = quantités excessives en stock par rapport aux besoins
Les quatre étapes de la gestion du cycle de vie du matériel
Les quatre étapes de la gestion du cycle de vie du matériel sont :
1. évaluer et planifier les besoins en matériel;
2. acquérir des ressources matérielles;
3. exploiter, utiliser et entretenir le matériel;
4. procéder à l’aliénation du matériel.
Les principaux types de matériel:
Il existe deux principaux types de matériel :
le matériel durable:
Il s’agit du matériel qui dure plusieurs années. Il doit être utilisé avec soin
et entretenu. Ce sont les infrastructures (bâtiments, puits, château d’eau,
etc.) et les équipements (par exemple, les véhicules, les ordinateurs, les
microscopes, le mobilier, les bistouris, les balances, les seaux et bassins, etc.)
le matériel consommable:
Il s’agit des fournitures non durables, qui sont utilisées rapidement et
doivent être renouvelées périodiquement, telles que les médicaments, le
papier, les fournitures de bureau, les seringues jetables, le coton hydrophile,
le carburant, etc.
Les objectifs et outils principaux de la
gestion de matériel:
La gestion du matériel a pour objectifs et pour outils
principaux :
- Pour le matériel durable
Savoir où se trouvent les équipements et dans quel état ils sont.
Tenir à jour un INVENTAIRE
Éviter les équipements non entretenus, en panne, cassés, non rangés, etc.
Assurer l’entretien régulier (nettoyer, inspecter, maintenir
dans un bon état, remettre à sa place après usage)
-Pour le matériel consommable: -Savoir quelles sont les fournitures disponibles en stock.
Tenir à jour des fiches de stock
-Éviter les ruptures de stock ou les sur-stocks, les abus et les gaspillages.
Assurer un système régulier de suivi des consommations et
d’approvisionnement
La FICHE DE STOCK enregistre pour chaque article
consommable les quantités reçues et livrées et le total en stock (appelé aussi
solde en stock). Elle doit comprendre au moins les informations suivantes :
- Nom de l’article : - Code de l’article :
- Unité de conditionnement : - Stock d’alerte :
La fiche de stock est un document qui récapitule tous les mouvements en
quantité de chacun des stocks de l’entreprise. Elle permet de suivre
l’évolution du stock et ainsi de commander dès que le besoin se présente.
Les quatre opérations de la gestion du
matériel:
On distingue quatre opérations principales dans la gestion
du matériel :
1. COMMANDER = estimer les besoins et acheter le matériel
2. STOCKER = réceptionner, enregistrer, étiqueter et entreposer le matériel dans une
réserve ou un magasin de stockage
3. DELIVRER = distribuer le matériel et enregistrer la distribution
4. CONTRÔLER = inspecter et entretenir le matériel durable - vérifier les
consommations et les stocks du matériel consommable
LE BON DE COMMANDE :
C'est un document écrit par lequel le consommateur et le vendeur marquent leur accord
sur l’objet et le prix de la vente .
Le premier S’engage à payer le prix d'un bien que le vendeur, de son côté,
s'engage à livrer aux conditions et dans le délai indiqué
LA RECEPTION
Les biens meubles sont réceptionnés et décomptés au vu des quantités prévues en
respectant la conformité.
Chaque article est noté dans le registre d’inventaire avec un numéro
LA GESTION DU MATÉRIEL ET DE
L’HÔTELLERIE La gestion efficace des ressources matérielles sous la supervision de l’infirmier chef
repose sur plusieurs objectifs:
– Utiliser de manière rationnelle le matériel de soins
– Assurer une réponse adéquate et rapide aux besoins de santé du patient par la disponibilité
du matériel et la fonctionnalité de celui-ci
– Veiller à la sécurité du matériel
– Assurer une vitesse de rotation du stock de matériel
– Améliorer la productivité des soins par la disponibilité d’un matériel efficace
– Maintenir et/ou améliorer la qualité des prestations fournies aux patients grâce à la
présence d’un matériel fiable
– Satisfaire le personnel par l’utilisation d’un matériel adéquat et fonctionnel
– Améliorer les conditions de travail du personnel au sein de l’unité par l’octroi d’un
équipement répondant à des qualités d’ergonomie NADAM Adil 22/02/2017 66
L’équipement biomédical des chambres mérite également une gestion scrupuleuse et
revêt de multiples objectifs:
– Disposer d’une dotation suffisante pour répondre aux besoins de dispensation et de
continuité des prestations de soins
– Assurer une connaissance de la manipulation et de l’utilisation de l’équipement par le
personnel ( démonstration, procédures d’emploi, entretien...)
– Veiller à la sécurité de l’équipement – Respecter avec exactitude le planning préventif
d’entretien ( le cout d’entretien préventif est souvent moindre que le cout de réparation )
– Établir des indicateurs simples, représentatifs de l’utilisation de l’équipement – Définir
les besoins de remplacement du matériel
GESTION DES MEDICAMENTS
La mise à la disposition de la population de médicaments de manière
permanente est un élément indispensable pour le système de santé.
L’accès aux médicaments et leur disponibilité est tributaire de la capacité
financière et de la gestion dans les services de santé.
La bonne gestion des médicaments au niveau d’une structure de soins
permettra :
• Une meilleure utilisation des services par la population ;
• Une meilleure qualité des services ;
• Une amélioration de la situation sanitaire dans l'ensemble.
LA GESTION DU MEDICAMENT
AU NIVEAU DE L’UNITE DE SOINS
L’infirmier chef de l’unité veillera à la stricte application de cette liste que
ce soit au niveau de la commande ou au niveau de la prescription.
(circulaire n° 78 DHSA/DMP du 13/03/2001)
DEFINITIONS :
Le médicament : C’est toute substance ou composition possédant des
propriétés curatives ou préventives à l'égard des maladies humaines ou animales.
Les médicaments essentiels : Ce sont ceux qui satisfont aux besoins de la
majorité de la population en matière de soins de santé. Ils doivent donc être
disponibles à tout moment en quantité suffisante et sous la forme
pharmaceutique appropriée. Le choix de ces médicaments dépend de nombreux
facteurs, tels que la prévalence locale des maladies, les moyens en matériels de
traitement, la formation et l'expérience du personnel disponible etc.
Dénomination spéciale
C'est le nom commercial sous lequel la spécialité est vendue par un laboratoire
donné dans un pays donné. Exemple: Amoxil , doliprane
Dénomination commune internationale (DCI)
Au principe actif utilisé en thérapeutique, peut être attribué un nom simple et
utilisable dans tous les pays.
La DCI est le nom scientifique abrégé du principe actif admis par l'OMS.
Médicament Générique : On désigne par médicament générique, toute copie
d'un médicament original dont la production et la commercialisation sont
rendues possibles notamment par la chute des Brevets dans le domaine public
une fois écoulée la période légale de protection qui est généralement de dix ans.
Le conditionnement : Le médicament doit être emballé dans un récipient
approprié qui ne changera pas la qualité première du principe actif. Il est
souhaitable de garder les médicaments dans les emballages d'origine dans
lesquels ils sont réceptionnés.
Le reconditionnement : Pour reconditionner le médicament, il faut utiliser soit
des emballages en vert (pour les formes liquides) soit des emballages en plastic
(formes comprimés).
Le carton ou papier est un mauvais emballage de reconditionnement des
comprimés car il laisse passer l'humidité.
Le fer est un mauvais emballage car chimiquement très réactif. Ne jamais mettre
des formes liquides ni des pommades dans les boîtes en fer.
Les médicaments essentiels répondent aux critères suivants:
• Efficacité thérapeutique
• Bonne qualité
• Innocuité
• Faible coût
• Prévalence locale des maladies
Processus de commande des médicaments essentiels :
Le processus de commande de médicaments comprend:
L'estimation des besoins,
L'établissement du bon de commande;
La commande;
La réception de la commande;
Le rangement des médicaments;
La conservation des médicaments
La surveillance des médicaments.
Estimation des besoins :
• Le chef de l’unité de soins doit connaître à tout moment quels médicaments sont en
stock et quelles quantités sont disponibles dans la formation sanitaire grâce aux fiches de
stock. Elles doivent être en permanence comprises entre le stock minimum (stock d'alerte) et
le stock maximum (stock de sécurité).
• Il faut passer une commande lorsque plusieurs produits ont atteint le stock minimum
(stock d'alerte), et ceci afin d'éviter toute rupture de stocks.
• Pour calculer les quantités à commander pour chaque médicament, on sait qu'on ne
doit jamais dépasser le Stock maximum. On va donc lui retrancher ce qui reste en stock au
jour de la commande.
Etablissement du bon de commande :
Le gestionnaire, après avoir constaté la nécessité de passer une commande, va prévenir le chef
de la formation sanitaire et préparera la liste des produits à commander avec lui.
Le Chef de la formation sanitaire doit vérifier en commission la bonne préparation des
commandes établis et les signer par approbation de la Commission de Gestion selon les
disponibilités du budget.
La réception des commandes :
La réception d'une commande doit se faire en présence de la commission. Le cas échéant, la
présence des personnes suivantes est nécessaire:
• le Chef de la formation sanitaire;
• l’administrateur économe ;
• Pharmacien ou le Gérant du dépôt
Les différentes étapes de réception des médicaments :
• Première étape : Vérifier la conformité de la livraison
• Deuxième étape: Vérifier la conformité de la facture
• Troisième étape: Enregistrer la livraison
Le rangement des médicaments : - Le rangement des médicaments doit permettre au gérant de retrouver rapidement un
médicament et à toute autre personne de pouvoir remplacer facilement le gérant lors de ses
congés.
- Il est recommandé de classer les médicaments par formes: comprimés, sirops, injectables...
A l’intérieur de chaque forme, il faut également effectuer un classement par ordre
alphabétique. Avec ce double classement, il deviendra facile de trouver rapidement un
médicament.
La gestion du stock :
Le stock de médicament est un des éléments principal du capital et doit donc faire l'objet
d'une gestion rigoureuse. Une rupture fréquente des médicaments engendre une baisse des
prestations à cause de la faible fréquentation. La pharmacie doit disposer d’un lieu de
stockage des médicaments.
La conservation des médicaments :
• De la chaleur et de la lumière
• De l'humidité
• Des rongeurs et insectes
• Du vol
• Du feu
• La surveillance des médicaments
L’ORGANISATION DE LA GESTION DES STOCKS
Le dépôt . Le premier responsable du dépôt est le Directeur.
Le dépôt sert de réserves pour les unité de l’établissement.
Seul le gestionnaire en possède la clé ou deux clés différentes détenues par deux personnes
différentes. Pour aider le gestionnaire à gérer son stock, l'outil disponible sera la fiche de
stock qui est établie pour chaque médicament.
Cet outil nous permet de :
1. Noter pour chaque médicament toutes les entrées et toutes les sorties du stock.
2. Connaître à tout moment les quantités en stock de chaque médicament.
3. Définir la consommation moyenne mensuelle, le stock minimum (stock d'alerte) et le
stock maximum (stock de sécurité)
4. Savoir quand déclencher les commandes. Voici un modèle de fiche de stock sur lequel on
retrouve les informations suivantes: le nom, la forme et le conditionnement du produit, la
date, l'entrée du produit avec son origine, la sortie du produit avec sa destination, le stock
restant, une valorisation du stock restant
La distribution de médicaments :
Le gestionnaire est le premier responsable de la pharmacie . Le gérant assure la distribution
des médicaments aux patients ayant été consultés munis d'une ordonnance médicale
comportant la date, le nom et le prénom du patient, le ou les médicaments prescrits avec la
posologie, la signature du prescripteur.
L'enregistrement du gestionnaire :
Au cours de la journée ; il enregistrera les quantités sorties sur la fiche de pointage journalier
dont voici un modèle (modèle de fiche de pointage).
Tous les jours, Remplir les colonnes, quantité totale distribuée.
Remplir le Registre de Suivi Quotidien des médicaments selon la fiche de pointage. On aura
ainsi le suivi au jour le jour de la sortie des médicaments.
Ce registre donne les informations suivantes :
la période, le stock initial. Les entrées et leur date, le total disponible, les quantités sorties par
jour, le total des sorties de la quinzaine, le total des sorties du mois, le stock théorique.
Prendre les fiches de stock établies pour chaque médicament et noter les sorties ou entrées de
médicaments de la journée. On obtiendra alors le stock théorique de chaque médicament:
Calculer la quantité restant en stock et la noter dans la colonne « reste en stock ».
Reste en stock = reste en stock de la veille + entrées du jour - sorties du jour
A chaque livraison, notez sur chaque fiche de stock les quantités entrées en stock.
Tous les mois, calculer la consommation du mois et l'inscrire dans la colonne " stock final
théorique " : consommation mois de janvier par exemple.
Cas général : pas de ruptures de stock,
Cas particulier: ruptures de stock.
S'il y a eu des ruptures de stock pendant le mois considéré, il faut en tenir compte dans le
calcul de la consommation mensuelle. En effet, les ruptures de stock signifient que toutes les
demandes des patients n'ont pas été satisfaites. Il peut également avoir des pertes.
Après 3 mois d'activité, Calculer la Consommation Mensuelle Moyenne (CMM) qui est la
moyenne des consommations mensuelles calculées ci-dessus.
Calculer le Stock Minimum ou stock d'alerte
Définition : Le stock Minimum (SMin) ou Stock d’Alerte représente la quantité minimale que
l'on doit toujours avoir en stock pour satisfaire la demande et éviter toute rupture.
Objectif : Prévoir le nombre de mois de consommation nécessaire afin de couvrir le délai
jusqu'à la prochaine livraison.
Mode de calcul : Tenir compte des données suivantes:
- Le délai de livraison (DL) : c'est le délai nécessaire au fournisseur pour vous livrer après
passation d'une commande; ce délai s'exprime en mois,
- le délai de sécurité (DS) : c'est le délai fixé par le Comité de Gestion pour couvrir tout
imprévu (retard de livraison) ; ce délai s'exprime également en mois.
SMin = CMM x (DL + DS)
Calculer le Stock Maximum (SMax)
Définition : SMax représente la quantité maximale à ne pas dépasser pour éviter d'avoir en
stock des médicaments avant la date de péremption.
Objectif : Prévoir le nombre de mois de consommation nécessaires afin de couvrir le délai
jusqu'à la suivante livraison.
Mode de calcul :
Exemple : si vous passez 4 commandes par an, DC = 3 mois.
SMax = CMM x (DL + DS + DC)
Les inventaires:
Objectifs :
• S'assurer que le stock théorique est identique au stock réel
• Se donner des outils d'autocontrôle et de contrôle externe de la gestion du dépôt
pharmaceutique.
• Valider (après correction si nécessaire) les informations portées sur les fiches de stock.
• Permettre en fin d'année l'établissement de comptes de synthèse exacts.
Quand ?
• II faut réaliser un inventaire physique une fois par mois
• II doit être fait en dehors des heures ouvrables. On ne peut pas en même temps
distribuer de médicaments et faire un inventaire.
• II doit être fait en présence des membres de la Commission
Par qui?
Les membres de la commission ;
L'équipe de la périphérie ;
Du niveau central
De personnalité extérieure.
Comment?
Un inventaire se réalise grâce à une fiche d'inventaire.
II s'agi de compter les médicaments : comprimés, ampoules... et de noter les quantités
obtenues sur la fiche d'inventaire.
On compte le contenu de toutes les boites ouvertes en se plaçant sur une table propre et en
évitant de manipuler les produits avec les mains valoriser ensuite les quantités obtenues de
façon à obtenir la valeur du stock,
La fiche d'inventaire dûment remplie sera ensuite signée pour validation par les trois
personnes responsables (Chef de service de la formation sanitaire, et la commission).
Contrôler et corriger les fiches de stock :
Une fois l'inventaire réalisé, le gérant devra:
Sortir les fiches de stock et contrôler pour chaque produit que les quantités qui y sont inscrites
correspondent bien aux quantités trouvées lors de l'inventaire,
si elles sont différentes (s'il y a un écart), il faut corriger les fiches de stock.
Pour cela, il suffit de créer une ligne en rouge " Inventaire physique du
................" et d'y noter les quantités obtenues.
Si les fiches de stock ne sont pas corrigées, on gardera des quantités fausses (donc des risques
de ruptures ou de périmés) et l'inventaire aura été totalement inutile.
De manière générale, il est important de noter cette ligne en rouge sur toutes les fiches de
stock, y compris celles ou il n'y a pas de différence,
Noter les écarts sur les fiches de stock ne suffit pas, il faut chercher à expliquer les écarts et
mener les actions correctives nécessaires.
Les écarts mis en valeur, expliqués et corrigés peuvent faire l'objet d'un acte écrit paraphé par
les signataires de la fiche d'inventaire
CONCLUSION :
Le gestionnaire de la pharmacie joue un rôle déterminant dans la promotion de
la santé publique.
Il fonctionne de manière autonome car il est en mesure d’estimer les besoins en
médicaments, consommables médicochirurgicaux, matériel médical ;
de les stocker de manière rationnelle et en sécurité ; de renseigner
l’administration et les services à tout instant sur l’état du stock, les commandes
en cours, les bilans de consommation des services, les résultats de l’inventaire,
les valeurs de stock, l’évolution : du nombre de malades servis, de la
consommation des services, des éventuelles ruptures des stocks.
Le fichier PDF